Les employés et les parties prenantes externes ont la possibilité de signaler des cas de faute présumée de manière sûre et confidentielle grâce à la Compliance Hotline, qui est la cellule de signalement de Novo Nordisk.
Lorsque vous avez une interrogation sur une possible violation de réglementation ou de procédure interne, la meilleure chose à faire est d’adresser votre question ou votre préoccupation aux bonnes personnes.
Vous pouvez utiliser les liens ci-dessous pour effectuer votre signalement auprès de la Compliance Hotline :
Compliance Hotline reporting portal
Compliance Hotline reporting portal - Iran (Utilisez ce lien si vous êtes situé en Iran).
Les comportements contraires à l’éthique des affaires, qui peuvent être :
_ les conflits d’intérêts, la corruption y compris le paiement de pots-de vin ou les paiements de facilitation, des dons contraires à l’éthique, des cadeaux ou divertissements offerts à des partenaires d’affaires, des agents publics ou des professionnels de santé par des employés de Novo Nordisk ou des tiers agissant pour le compte/au nom de Novo Nordisk, ;
_des abus relatifs aux Droits de l’Homme ;
_ relatifs à la protection de la vie privée et des données personnelles (ex : violation de données personnelles).
Les suspicions de fraude financière ou problèmes de comptabilité, qui peuvent être :
_ le vol ou le détournement d’actifs ou de fonds de Novo Nordisk ;
_ une fraude relative aux fournisseurs ;
_ l’acceptation de pots-de vin ;
_ la manipulation comptable ;
_ des violations dans le contrôle de gestion ou les audits.
Les comportements contraires à la Qualité impactant les process GxP et qui ne sont pas déjà traités dans le système régulier de management de la Qualité.
Des violations liées au droit de la concurrence ou au commerce équitable, qui peuvent être relatifs à un abus de position dominante sur le marché.
Des violations liées au droit de l’environnement, tel qu’une élimination illégale des déchets.
Des comportements contraires au Novo Nordisk Way, incluant le traitement injuste d’un employé ou des mauvais comportements de managers.
Vous pouvez aussi reporter des comportements liés à de l’espionnage, du sabotage, des violations de la sécurité des informations et toutes autres violations ou offense possible.
Ombudsman (“Mediateur”)
Les cas individuels
concernant des traitements injuste d’un employé seront pour la
plupart des cas traités par le “Ombudsman”, en dehors du process
d’investigation et de lanceur d’alerte. Vous pouvez reporter vos cas
auprès du “Ombudsman” en cliquant sur le lien ci-dessous : Ombudsman
(for Novo Nordisk employees only)
A chaque fois que vous suspectez une mauvaise conduite, nous vous encourageons à le reporter. Cependant, vous ne devez pas utiliser le système de signalement pour créer des fausses accusations ou diffuser des rumeurs infondées.
Pour exemple, vous ne devez pas utiliser la Compliance Hotline pour reporter : des désaccords avec vos collègues ou des plaints d’ordre pratique (équipement, bureaux, congés) ou tout autre problème traités dans les accords collectifs d’entreprise ou toute autre plainte liées par exemple à l’interdiction de fumée ou le dress code. .
Veuillez noter également que la Compliance Hotline ne doit pas être utilisée pour signaler un effet secondaire, une plainte concernant un produit ou un produit contrefait. Pour ces situations, vous devez utiliser les liens suivants:
Comment effectuer un signalement
Il est possible d’effectuer un signalement à la compliance
hotline par téléphone ou en ligne. Pour les deux options, vous pouvez
cliquer sur les liens ci-dessous et obtenir plus d’informations.
Compliance Hotline reporting portal
Compliance
Hotline reporting portal - Iran (Utilisez ce lien si vous vous
situez en Iran).
Si vous préférez faire un signalement en face-face, vous pouvez le faire auprès de votre manager ou alors contacter le service Juridique et Compliance. Vous pouvez aussi solliciter une réunion en présentiel, par téléphone ou en ligne sans fournir plus de détails sur votre signalement.
Vous avez le choix entre plusieurs langues et les instructions (ainsi que les numéros de téléphone) sont fournis sur le site web.
Veuillez noter qu’un court délai d’attente peut avoir lieu lorsque vous contacter par téléphone, avant qu’un agent soit disponible pour prendre votre appel.
Accusé de réception
L’accusé de réception de
votre signalement vous sera transmis dans les 7 jours suivant votre signalement.
Suivi de votre signalement
Lorsque vous effectuerez votre signalement, vous
obtiendrez un Numéro d’Accès et il vous sera demandé de créer un mot
de passe. Avec ces identifiants, vous serez en mesure de communiquer
avec les équipes de la Compliance Hotline de manière anonyme.
Nous vous invitons à suivre votre signalement afin de vérifier son
statut fournir des informations supplémentaires si besoin ou de
vérifier si nous n’avons pas de questions supplémentaires.
Compte-rendu (Feedback)
Nous vous fournirons un
compte rendu à la suite de votre signalement dans un délai raisonnable
qui n’excède pas en général 3 mois.
Lorsque vous signalez un cas, il sera réceptionné par le secrétariat du Comité d’Audit et suivi par le Comité d’Audit, qui fait partie du Comité de direction de Novo Nordisk A/S.
Pour les signalements dans le champ d’application du process d’investigation et pour les lanceurs d’alerte, et lorsqu’une investigation est estimée nécessaire, une investigation de votre signalement sera effectuée (incluant la constitution d’une équipe d’investigation appropriée).
Le process d’investigation est expliqué ci-dessous.
Novo Nordisk n’acceptera aucune discrimination ou représailles à l’encontre des personnes qui effectuent un signalement ou des personnes et entreprises qui assistent dans la création de ce signalement ou les personnes participant à une investigation. Une représailles se matérialise lorsqu’un évènement ou une menace survient à l’encontre d’un employé qui , de bonne foi, effectue un signalement ou participe à une investigation.
Exemples de représailles (liste non exhaustive) :
- Action disciplinaire à l’encontre d’une personne effectuant un signalement
- Refuser une promotion à un employé effectuant un signalement
- Donner une mauvaise évaluation de la performance à un employé effectuant un signalement
- Empêcher ou tenter d’empêcher une personne d’effectuer un signalement
- Annulation d’un permis ou d’une licence
- Blacklister une personne
Cette procédure n’interdit pas de prendre des décisions légitime à l’encontre de personne, sans que cela soit considéré comme des représailles, y compris pour les salariés protégés, à partir du moment où ces décisions ne sont pas directement liées au signalement ou à l’investigation.
Si vous fournissez votre identité ou choisissez de rester anonyme, Novo Nordisk s’assurera, dans la mesure du possible de, de votre protection et de préserver votre identité.
Si vous donnez votre identité, cela augmente notre capacité
d’investigation pour un signalement et de maintenir le contact avec
vous pour obtenir des informations, vous fournir un compte rendu et
vous protéger contre les représailles.
Votre nom et votre identité seront gardés confidentiels et ne seront en général pas partagé avec des personnes en dehors de l’équipe d’investigation. Si les circonstances nous obligent à partager votre identité, nous solliciterons votre consentement, à moins que ce soit spécifiquement autorisé par vous.
L’équipe d’investigation travaille avec des obligations de confidentialité et est forée pour protéger les lanceurs d’alerte et les informations liées à une investigation.
Les signalements reçus par la Compliance Hotline peuvent inclure des données personnelles. Novo Nordisk protégera vos données personnelles en accord avec les règles applicables à la protection des données personnelles au Danemark et au RGPD.